Nhóm các ÔGT lưu ý, đọc kỹ mục này tuy hơi dài nhưng không hề thừa chút nào cả:
- Việc phát quà tại các địa điểm cần phải được khảo sát chi tiết và được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan tại địa điểm đó cũng như phải thống nhất trước về thời gian phát quà.
- Các nhóm tìm hiểu trước về đối tượng phát quà để khi phát lựa quà đưa cho phù hợp.
- Tránh phát quà vào các thời điểm như giờ ngủ, giờ cấm vào thăm bệnh nhân, giờ thăm khám, phát thuốc...
- Không chụp ảnh khi đối tượng nhận quà và đơn vị chủ quản không đồng ý
- Tránh đi quá đông người không cần thiết, cười đùa gây mất trật tự và ảnh hưởng đến cơ quan và cá nhân khác không nhận quà.(nên đi mỗi nhóm khoảng 2 - 3 người, chỗ nào số lượng quà nhiều chỉ cần 4 người , 2 ÔGT, 2 tình nguyện viên hỗ trợ là đủ)
- Khi phát quà hết sức lưu ý : tế nhị, nhẹ nhàng, vui vẻ, hòa nhã, tránh việc tiếp xúc đường đột quá, không nên cố gắng tiếp cận để tặng quà bằng được (vì có nhiều trường hợp trẻ em nhỏ chưa quen với hình ảnh ÔGT nên sợ và khóc...)
- Trong bệnh viện nên tránh phát quà tại các nơi nhạy cảm như: Phòng cấp cứu, phòng hậu phẫu...... và những điểm bệnh viện không cho vào..
- Các ÔGT cần chuẩn bị tinh thần đối phó với nhiều tình huống, sự cố xảy ra ngoài dự kiến ví dụ như bị trêu chọc khi đang phát quà có thể dẫn tới xô xát, bị giật quà, giật bao đựng đồ, bị giật râu, giật mũ, hắt nước bẩn vào người..... do đó Daica một lần nữa nhắc lại là các nhóm ÔGT cần hết sức chú trọng việc khảo sát địa điểm phát quà càng chu đáo bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu, nếu có gì chưa thật sự hiểu rõ cần được sự tư vấn và hỗ trợ của đơn vị chủ quản, tốt nhất là mỗi nhóm đi phải có nam giới đi cùng, tính toán, dự kiến cả các tình huống sau:
- Phương tiện di chuyển là gì? ô tô hay xe máy, nếu là xe máy có mang hết quà không ? cần bao nhiêu xe là đủ ?
- Thời gian phát tốt nhất là mấy giờ ? dự kiến sẽ phát trong bao lâu?
tốt nhất là đi thử một vòng dự kiến sẽ phát để tìm hiểu trước những tình huống sẽ phát sinh.
- Chuẩn bị quần áo ÔGT gồm : Quần áo, găng tay, mũ, râu, thắt lưng, bao đựng quà, máy ảnh, túi kẹo phát thêm nếu có. Nếu cần thiết mặc trước ở nhà để còn biết đường xử lý quần áo cho phù hợp với người mặc, tránh trường hợp một tay xách quần, một tay phát quà
- Dự kiến số quà là bao nhiêu thì nên tính dư ra một vài suất để dự phòng.
- Cẩn thận có thể gặp trời mưa ướt quần áo ÔGT và ướt quà.
- Lưu ý đồ dùng cá nhân có thể bị mất, rơi khi đi phát quà.
- Căn thời gian đi phát quà nên đi sớm hơn đề phòng những dịp này đường xá đông có thể bị tắc đường.
- Tìm chỗ gửi xe
- Tìm chỗ thay đồ, nếu mặc trước rất vướng víu khi di chuyển trên đường, lưu ý đội mũ bảo hiểm khi đi mô tô....
- Các gói quà cần được kiểm tra sơ bộ trước khi phát để tránh tình trạng bị rách thủng, thiếu hụt....
- Các nhóm trước khi đi phát đều phải thống nhất trước với nhau cách thức thực hiện, sẽ đi từ đâu đến đâu? đối tượng sẽ phát quà là ai?
nắm được số điện thoại người sẽ liên hệ phát quà tại địa điểm đó và gọi điện cho họ trước khi đến để được trợ giúp và hỗ trợ khi cần thiết.
- Mang theo kế hoạch của Chương trình để đưa cho đơn vị chủ quản khi họ có yêu cầu.
- Một số nơi có thể yêu cầu kiểm tra ngẫu nhiên các gói quà để đảm bảo an toàn cho người được tặng, ví dụ như các Trung tâm có các cháu bị thiểu năng, dị tật.... Việc này là hết sức bình thường và mọi người nên tuân thủ.
- Khi vào các địa điểm phát quà, nếu cần thiết phải thông qua phòng bảo vệ trước chứ không nên tự tiện, đường đột.
- Giữ gìn bộ trang phục ÔGT và bàn giao lại cho các nhóm sau đúng thời gian đã thống nhất.
- Tuân thủ việc giao hẹn thời gian phát quà với địa điểm dự kiến phát, tránh việc sai hẹn, hoặc thay đổi lịch sẽ ảnh hưởng đến nhóm khác và gây thiện cảm không tốt của đơn vị đối với các hoạt động của Diễn đàn sau này.
- Nếu có điều kiện cố gắng chụp ảnh, hoặc quay phim lại các hoạt động này đó chính là những tư liệu sinh động và khá thú vị, cũng là cách chúng ta dựa vào đó để rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức khác được chu đáo và tốt hơn nữa.
- Nếu có bất cứ việc gì phát sinh hay có vấn đề gì chưa rõ và cần được hỗ trợ nên gọi cho Daicatroc để xử lý ngay lập tức.
